Vaydena Lager › Inventur per Handy
Inventur per Handy: Bestand scannen, zählen, abgleichen
Die Zählung im Lager muss nicht mit Klemmbrett und Strichliste laufen. Mit Vaydena Lager wählen Sie einen Lagerort, scannen die Artikel mit dem Smartphone und sehen sofort, wo Soll und Ist abweichen.
Inventur je Lagerort
Sie wählen den Lagerort und scannen die Artikel nacheinander. Die App zeigt für jeden Artikel Soll, Gezählt und Differenz. Gebucht werden nur die Abweichungen – Artikel, deren Zählung stimmt, bleiben unverändert. So bleibt das Protokoll übersichtlich.
Ablauf einer Inventur
- Lagerort auswählen
- Artikel scannen und die gezählte Menge eingeben
- Soll, Gezählt und Differenz prüfen
- Abweichungen buchen
Auch ohne Netz im Keller oder in der Halle
Die App funktioniert offline. Buchungen werden in der Warteschlange gesammelt und später automatisch übertragen, zeitlich sortiert zusammengeführt.
Zähllisten, Bestandsbericht und Lagerwert
Wer lieber mit Papier startet, erzeugt Zähllisten als CSV. Der Bestandsbericht zeigt den Lagerwert; Bestand und Journal lassen sich als CSV exportieren.
Wer zählt mit?
Mehrere Kollegen können gleichzeitig arbeiten, jeder an seinem Lagerort mit dem eigenen Smartphone. Weil jede Buchung mit Name und Zeit im Protokoll steht, lässt sich später nachvollziehen, wer welche Abweichung gebucht hat. Im Team-Tarif gibt es zusätzlich Rollen, im Starter-Tarif sind bis zu 10 Nutzer gleichberechtigt.
Nach der Inventur
Mit dem Mindestbestand je Artikel zeigt die Warnliste sofort, was nachbestellt werden muss. Der Bestellvorschlag gruppiert die fehlenden Artikel je Lieferant. Den Lagerwert und den Bestandsbericht nutzen Sie für Ihre Unterlagen.
Vorbereitung: Etiketten und Artikel
Damit der Scan reibungslos klappt, sollten Artikel und Lagerorte Etiketten tragen. Wie Sie diese selbst erzeugen, steht unter Barcode-Etiketten selbst drucken. Vorhandene Artikellisten übernehmen Sie als CSV aus Excel.
Fehler korrigieren
Hat sich jemand verbucht, bucht die App per Storno die Menge als Gegenbuchung zurück. Beide Einträge bleiben im Protokoll sichtbar, nichts verschwindet.
Stichtagsinventur oder permanente Inventur?
Bei der Stichtagsinventur zählen Sie den gesamten Bestand an einem festen Tag, meist zum Geschäftsjahresende. Mit Vaydena Lager verteilen Sie die Lagerorte auf mehrere Personen, jeder zählt mit dem eigenen Smartphone. Weil gleichzeitig gezählt wird, ist die Zählung schneller vorbei.
Bei der permanenten Inventur zählen Sie über das Jahr verteilt, zum Beispiel jede Woche einen Lagerort. Da jede Bewegung laufend gebucht wird, stimmt der Bestand im System auch zwischen den Zählungen. Welche Form für Ihren Betrieb zulässig ist, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Checkliste für die Inventur
- Vorher: Alle Eingänge und Ausgänge buchen, offene Offline-Buchungen übertragen lassen
- Lagerorte und Artikel mit Etiketten versehen, fehlende Etiketten nachdrucken
- Zählbereiche festlegen und auf Personen verteilen
- Während der Zählung möglichst keine Ware bewegen
- Je Lagerort scannen, zählen und die Differenzen prüfen
- Große Abweichungen nachzählen, bevor sie gebucht werden
- Danach: Bestandsbericht mit Lagerwert und Zählliste als CSV exportieren und ablegen
Typische Ursachen für Differenzen
Abweichungen entstehen oft durch nicht gebuchte Entnahmen, Ware am falschen Lagerort oder verwechselte Einheiten, etwa Stück statt Packung. Das Protokoll mit Name und Zeit hilft, solche Fälle nachzuvollziehen. Liegt Ware an einem anderen Ort, ist eine Umlagerung oft die passendere Buchung als eine Korrektur.
Weitere Themen: Lagerverwaltung App · Barcode-Etiketten drucken · Materialverwaltung für kleine Betriebe