Rechtliches

Datenschutzerklärung

Diese Erklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten beim Besuch der Website lagerverwaltung.vaydena.de und bei der Nutzung der Software Vaydena Lager (Web-App/PWA) verarbeitet werden, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage.

1. Verantwortlicher
2. Hosting und Server-Logs
3. Cookies und lokale Speicherung
4. Registrierung und Nutzerkonto
5. Lagerdaten (Auftragsverarbeitung)
6. Offline-Funktion und Kamera
7. E-Mail-Versand
8. Rechnungen und Zahlung
9. Kontaktformular
10. Empfänger und Drittländer
11. Speicherdauer
12. Ihre Rechte
13. Datensicherheit
14. Änderungen

1. Verantwortlicher

Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht erforderlich und nicht bestellt.

2. Hosting und Server-Logs

Die Website und die App-Dateien werden bei Hostinger International Ltd. (Larnaca, Zypern; Rechenzentren in der EU) gehostet. Beim Aufruf werden automatisch Server-Logs verarbeitet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Datei, übertragene Datenmenge, Browsertyp und -version, Betriebssystem und Referrer-URL.

Zweck und Rechtsgrundlage: Auslieferung der Seite, Betriebssicherheit, Abwehr von Angriffen und Fehleranalyse; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb). Die Logs werden kurzfristig gespeichert und danach gelöscht. Mit Hostinger besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

3. Cookies und lokale Speicherung

Wir setzen keine Tracking-Cookies und keine Analyse- oder Werbedienste ein. Die Website bindet keine externen Schriften, Skripte oder Inhalte von Drittanbietern ein.

Für den Betrieb der App speichert Ihr Browser technisch notwendige Daten lokal auf Ihrem Gerät (kein Cookie-Banner erforderlich, § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG):

• Sitzungsdaten (localStorage): Ihr Anmelde-Token, damit Sie angemeldet bleiben.
• Offline-Datenbank (IndexedDB): Artikel, Lagerorte, Bestände, Buchungen und noch nicht übertragene Änderungen Ihrer Firma, damit die App ohne Internetverbindung funktioniert.
• App-Dateien (Service-Worker-Cache): die Programmdateien der App, damit sie offline startet.

Diese Daten verlassen Ihr Gerät nur beim Abgleich mit dem Server Ihrer Firma (siehe Ziffer 5). Beim Abmelden bzw. über die Funktion „Gerät zurücksetzen“ werden sie gelöscht; ebenso über die Website-Daten-Einstellungen Ihres Browsers.

4. Registrierung und Nutzerkonto

Bei der Registrierung verarbeiten wir Firmenname, Name (optional), E-Mail-Adresse und Passwort (nur als kryptografischer Hash gespeichert) sowie Zeitpunkt der Anlage. Beim Einladen von Teammitgliedern durch den Firmen-Administrator verarbeiten wir deren Name und E-Mail-Adresse. Bei jeder Anmeldung werden Zeitpunkt und IP-Adresse durch den Authentifizierungsdienst kurzfristig protokolliert.

Zweck und Rechtsgrundlage: Bereitstellung des Zugangs, Vertragserfüllung und Testphase; Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Konten werden von Supabase Inc. (USA) auf Servern in Frankfurt am Main (AWS eu-central-1) betrieben; es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit EU-Standardvertragsklauseln.

Wir verschicken keine Werbe-Newsletter. Transaktionsbezogene E-Mails (Zugangsdaten, Passwort zurücksetzen, Rechnungen, Zahlungsbestätigung, Hinweise zum Ablauf der Testphase) sind Teil der Vertragserfüllung.

5. Lagerdaten (Auftragsverarbeitung)

Die Inhalte, die Sie in Vaydena Lager anlegen – Artikel, Lagerorte, Barcodes, Bestände, Buchungen mit Zeitstempel, Notizen, Geräte-Kennung und der buchende Nutzer – sind Daten Ihrer Firma. Ihre Firma ist hierfür datenschutzrechtlich Verantwortliche; wir verarbeiten diese Daten ausschließlich in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen (Art. 28 DSGVO). Einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung stellen wir auf Anfrage an kontakt@vaydena.de bereit.

Soweit Buchungen einzelnen Mitarbeitenden zugeordnet werden (Name/E-Mail des buchenden Nutzers), ist Ihre Firma für die Information der Mitarbeitenden verantwortlich. Wir werten Lagerdaten nicht für eigene Zwecke aus und geben sie nicht an Dritte weiter.

Die Daten werden verschlüsselt übertragen (TLS) und in der Datenbank bei Supabase (Frankfurt) gespeichert, mandantengetrennt und ohne direkten Datenbankzugriff aus dem Browser.

6. Offline-Funktion und Kamera

Zum Scannen von Barcodes greift die App auf die Kamera Ihres Gerätes zu – nur nach Ihrer ausdrücklichen Freigabe im Browser. Die Kamerabilder werden ausschließlich lokal auf dem Gerät ausgewertet; es werden keine Bilder oder Videos an uns übertragen oder gespeichert. Nur der erkannte Code-Inhalt wird für die Buchung verwendet.

Ohne Internetverbindung bleiben Buchungen auf dem Gerät gespeichert (IndexedDB) und werden übertragen, sobald wieder eine Verbindung besteht. Bei einem verlorenen Gerät empfehlen wir, den betreffenden Nutzer in der Team-Verwaltung zu deaktivieren.

7. E-Mail-Versand

Transaktions-E-Mails werden über den Mailserver unseres Hosters Hostinger (SMTP, Absender aus der Domain vaydena.de) verschickt. Dabei werden Empfängeradresse, Betreff, Inhalt und Zeitpunkt verarbeitet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

8. Rechnungen und Zahlung

Die Bezahlung erfolgt ausschließlich per Banküberweisung (optional mit GiroCode, einem QR-Code mit den Überweisungsdaten). Wir erhalten dabei über unseren Kontoauszug Name des Kontoinhabers, IBAN, Betrag und Verwendungszweck des Zahlers. Für die Rechnung verarbeiten wir die von Ihnen hinterlegte Rechnungsanschrift und Rechnungs-E-Mail.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO, § 257 HGB: 10 Jahre für Rechnungen und Buchungsbelege). Die Zahlseite ist nur über einen zufälligen, nicht erratbaren Link erreichbar.

9. Kontaktformular und E-Mail-Anfragen

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail schreiben, verarbeiten wir Firma, Name, E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht, um die Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Anfrage) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung). Die Anfragen werden gelöscht, sobald sie erledigt sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Das Formular enthält einen unsichtbaren Spam-Schutz ohne Tracking.

10. Empfänger und Drittländer

• Hostinger International Ltd., Zypern – Hosting der Website und Mailversand (EU).
• Supabase Inc., USA – Datenbank, Authentifizierung und Server-Funktionen; Speicherort Frankfurt am Main (EU). Ein Zugriff aus den USA ist auf Support- und Betriebsfälle beschränkt und durch EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) abgesichert.
• Bank/Zahlungsdienstleister Ihrer Überweisung (eigene Verantwortlichkeit der Banken).

Eine Weitergabe an sonstige Dritte findet nicht statt, außer wir sind gesetzlich dazu verpflichtet.

11. Speicherdauer

• Konto- und Lagerdaten: für die Dauer des Vertrags bzw. der Testphase. Nach Ablauf bleiben die Daten zunächst gesperrt/lesbar erhalten (Export möglich) und werden auf Ihren Wunsch jederzeit, ansonsten spätestens 12 Monate nach Ende der Nutzung, gelöscht.
• Rechnungsdaten: 10 Jahre (§ 147 AO).
• Server-Logs: kurzfristig, in der Regel wenige Wochen.
• Kontaktanfragen: bis zur Erledigung.

12. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu an kontakt@vaydena.de.

Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, z. B. beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

Für Lagerdaten, die Ihre Firma als Verantwortliche verarbeitet (Ziffer 5), richten Sie Ihre Anfrage bitte an Ihre Firma; wir unterstützen sie im Rahmen der Auftragsverarbeitung.

13. Datensicherheit

Alle Verbindungen sind TLS-verschlüsselt. Passwörter werden ausschließlich gehasht gespeichert. Der Zugriff auf Daten erfolgt nur über serverseitige Funktionen mit Mandantentrennung; ein direkter Datenbankzugriff aus dem Browser ist ausgeschlossen. Betreiber-Funktionen sind durch einen separaten Schlüssel geschützt. Wir empfehlen unseren Kunden sichere Passwörter und das zeitnahe Deaktivieren ausgeschiedener Mitarbeitender.

14. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage oder unsere Verarbeitungen ändern. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung.

Stand: 2. September 2026