Artikel anlegen, eigene Barcodes drucken, mit dem Smartphone scannen und buchen. Vaydena Lager läuft im Browser und bucht auch dann weiter, wenn im Keller, in der Halle oder auf der Baustelle gerade kein Netz ist.
So sieht die App aus
Echte Bildschirme aus der App, aufgenommen auf einem Handy mit einem Demo-Betrieb.
Für wen
Einfach genug für den Alltag, ehrlich abgerechnet – und gebaut für Leute, die mit dem Handy in der Hand arbeiten.
Funktionen
Sie legen die Codes an, wir kümmern uns um Bestand, Buchungen und Abgleich.
Funktionen mit Team gibt es nur im Team-Tarif, alles andere schon ab Starter.
Jeder Artikel bekommt automatisch eine Nummer wie ART-000124 – mit frei wählbarem Präfix – oder Sie vergeben eigene Codes. Daraus werden QR- und Code-128-Etiketten. Vorhandene EAN-Codes vom Hersteller ordnen Sie einfach per Scan zu.
Die Handykamera liest QR, Code 128, EAN-13/8, Code 39 und mehr. Kein Zusatzgerät nötig – vorhandene USB- oder Bluetooth-Handscanner funktionieren trotzdem.
Eingang, Ausgang, Umlagerung und Inventur laufen ohne Netz weiter. Sobald wieder Verbindung besteht, überträgt die App alle Buchungen automatisch – in der richtigen Reihenfolge.
Regal, Fahrzeug, Baustelle, Außenlager – Bestände pro Lagerort, Umbuchen mit zwei Scans. Jeder Lagerort bekommt ein eigenes Etikett.
Warnliste und Bestellvorschlag je Lieferant für alles, was nachbestellt werden muss – auf Wunsch per E-Mail. Aus dem Vorschlag wird mit einem Klick eine Bestellung: drucken, als bestellt markieren und beim Eintreffen den Wareneingang buchen – auch Teillieferungen. Bewegungsjournal, Bestandsliste und Inventur als CSV für Excel oder den Steuerberater.
TeamBestellvorschlag, tägliche E-Mail, Bestellungen mit Wareneingang und Zeitraum-Export.
Charge und Mindesthaltbarkeit beim Wareneingang erfassen. Die App zeigt, was bald abläuft, und schlägt beim Entnehmen die älteste Charge zuerst vor.
Mehrere Entnahmen nacheinander scannen und gesammelt mit einem Tipp buchen – ideal für Kommissionierung und Materialausgabe.
Ein Foto je Artikel hilft beim Wiederfinden. Fehlbuchungen korrigieren Sie per Storno als Gegenbuchung – nichts verschwindet.
TeamProtokoll: Löschungen, Stornos sowie Team- und Einstellungsänderungen mit Nutzer und Zeitpunkt.
Mitarbeiter per E-Mail einladen, jede Buchung mit Name, Zeit und Gerät. Im Starter arbeiten bis zu 10 Nutzer gleichberechtigt.
TeamRollen: Administratoren verwalten Artikel, Team und Abo, Mitarbeiter scannen und buchen. Ohne Nutzerlimit.
Lagerort wählen, Artikel scannen und zählen. Die App zeigt Soll, Gezählt und Differenz und bucht nur die Abweichungen. Zähllisten gibt es zusätzlich als CSV zum Ausdrucken.
Mit Einkaufspreis und Lieferant je Artikel sehen Sie den Warenwert pro Artikel, Lagerort und gesamt. Der Bestandsbericht lässt sich direkt drucken oder als PDF speichern.
Vorhandene Artikellisten als CSV hochladen. Die Spalten werden automatisch erkannt und lassen sich anpassen – inklusive Lieferant, Einkaufspreis, Bestellmenge und Anfangsbestand. Eine Vorschau zeigt vorab, was übernommen wird.
So funktioniert's
Firma, Name, E-Mail – fertig. Keine Zahlungsdaten, keine Kündigungsfrist. Der Test aller Funktionen endet nach 14 Tagen von selbst – danach wählen Sie Starter oder Team.
Von Hand, per CSV-Import aus Excel oder durch Scannen vorhandener EAN-Codes. Lagerorte wie „Regal A3“ oder „Bus 2“ in Sekunden.
Auf normalen Druckern mit Avery-Bögen oder auf Etikettendruckern. Codes sind Ihre eigenen – lesbar mit jedem Scanner.
Handy oder Handscanner, online oder offline. Eingang, Ausgang, Umlagern, Inventur. Bestand und Journal sind immer aktuell.
Preise
Keine Kreditkarte, kein Lastschriftmandat, keine automatische Verlängerung. Sie bekommen eine Rechnung mit GiroCode – scannen, freigeben, fertig.
Für kleine Betriebe und Werkstätten.
Für Betriebe mit größerem Sortiment.
| Funktion | Starter | Team |
|---|---|---|
| Nutzer | bis 10, gleichberechtigt | unbegrenzt, mit Rollen |
| Artikel | 2.500 | 25.000 |
| Scannen, Buchen, Inventur, Etiketten | Ja | Ja |
| Offline-Modus, Lagerorte, Chargen und MHD | Ja | Ja |
| CSV-Import, Export, Warnliste Mindestbestand | Ja | Ja |
| Bestellvorschlag und tägliche E-Mail | – | Ja |
| Bestellungen mit Wareneingang | – | Ja |
| Pickliste | – | Ja |
| Protokoll und Zeitraum-Export | – | Ja |
| Support | per E-Mail | bevorzugt |
Alle Preise sind Endpreise; gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Beide Knöpfe starten denselben Test – den Tarif wählen Sie erst danach in der App, die Rechnung kommt per E-Mail mit Bankverbindung und GiroCode. Freischaltung nach Zahlungseingang, in der Regel innerhalb von 1–2 Werktagen. Läuft der Zeitraum ab, entscheiden Sie neu – nichts verlängert sich von selbst. Mehr als 25.000 Artikel? Schreiben Sie uns an kontakt@vaydena.de.
Häufige Fragen
Nichts wird automatisch berechnet. Sie wählen in der App Starter (bis 10 Nutzer, 2.500 Artikel) oder Team (unbegrenzt viele Nutzer, 25.000 Artikel). Bis zur Freischaltung bleiben Ihre Daten lesbar und exportierbar, neue Buchungen werden auf dem Gerät gespeichert und danach übertragen. Wechseln können Sie jederzeit; alle Daten bleiben erhalten.
Per Überweisung. Sie wählen in der App einen Tarif und erhalten sofort eine Rechnung mit unserer Bankverbindung, Verwendungszweck und einem GiroCode. Den GiroCode scannen Sie mit Ihrer Banking-App – Betrag und Verwendungszweck sind dann bereits ausgefüllt. Nach Zahlungseingang schalten wir den Tarif frei; bis dahin läuft Ihr Test bzw. der bisherige Zeitraum weiter.
Sie arbeiten einfach weiter. Artikel, Lagerorte und Bestände sind auf dem Gerät gespeichert, jede Buchung landet in einer Warteschlange. Sobald wieder Netz da ist, überträgt die App alles automatisch. Der Bestand auf Ihrem Gerät berücksichtigt die wartenden Buchungen bereits.
Ihre eigenen: Die App vergibt fortlaufende Nummern mit Ihrem Präfix (z. B. KB-000017) oder Sie tragen beliebige Codes ein. Gedruckt wird als QR-Code oder Code 128. Zusätzlich lassen sich vorhandene EAN-13/EAN-8/UPC-Codes vom Hersteller einem Artikel zuordnen – ein Artikel kann mehrere Codes haben.
Auf jedem normalen Drucker mit A4-Etikettenbögen (z. B. Avery Zweckform 3474, 3651, 3422, 4780, 3659 oder eigene Maße). Einzeletiketten gehen über den Druckdialog auf Etikettendrucker von Brother, Dymo, Zebra und anderen. Der Bogen wird im Browser erzeugt – keine Zusatzsoftware.
Nein. Die Kamera des Smartphones oder Tablets reicht. Wenn Sie bereits USB- oder Bluetooth-Scanner besitzen, funktionieren diese ebenfalls – sie geben den Code wie eine Tastatur ein, die App erkennt das automatisch.
Ja. Artikel importieren Sie als CSV-Datei aus Excel – mit Artikelnummer, Bezeichnung, EAN, Einheit, Kategorie, Mindestbestand, Lieferant, Einkaufspreis, Bestellmenge und Notiz. Die Spalten ordnet die App automatisch zu; ein vorhandener Bestand kann gleich als Zählung an einem Lagerort gebucht werden. Und Ihre Daten gehören Ihnen: Bestände und Bewegungen lassen sich jederzeit als CSV oder JSON exportieren.
Im Journal tippen Sie bei der Buchung auf „Storno“. Die App bucht die Menge automatisch zurück und kennzeichnet beide Einträge. So bleibt nachvollziehbar, was passiert ist – auch für den Steuerberater. Wer negativen Bestand ganz verhindern möchte, schaltet ihn in den Einstellungen ab.
In einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main (Supabase, EU), verschlüsselt übertragen und täglich gesichert. Die Kamera wird nur lokal zum Lesen der Codes genutzt – es werden keine Bilder übertragen. Einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung stellen wir auf Anfrage bereit.
Gar nicht nötig. Es gibt keine automatische Verlängerung und keine Abbuchung. Läuft der bezahlte Zeitraum ab, erinnern wir Sie vorher per E-Mail; ohne neue Zahlung wird der Zugang nach einer Kulanzfrist von 7 Tagen auf Lesen und Export beschränkt. Auf Wunsch löschen wir alle Daten sofort.
Kontakt
Wir antworten in der Regel innerhalb eines Werktags. Gerne richten wir Ihr erstes Lager gemeinsam mit Ihnen ein.
Ohne Zahlungsdaten und ohne Vertrag. Nach dem Test entscheiden Sie, ob und welchen Tarif Sie nehmen.